با آنلاین شدن خرید کالاها یا ارائه خدمات به صورت آنلاین، صدور فاکتور نیز به‌صورت آنلاین انجام می‌شود. چه خریدار باشید و چه فروشنده، باید فاکتور آنلاین صادر کردن را بلد باشید. این نوع فاکتور به‌صورت رسید در نظر گرفته می‌شود و در واقع سندی برای خرید شماست. در این مقاله قصد داریم درباره این نوع فاکتور با شما صحبت کنیم و با هم انواع فاکتور آنلاین را بشناسیم.
فاکتور آنلاین چیست؟
در خریدهای حضوری فروشنده در صورت لزوم برای مشتری فاکتور صادر می‌کند و در خریدهای آنلاین نیز زمانی که از طریق درگاه پرداخت اینترنتی پول پرداخت شود، فروشنده پس از تکمیل تراکنش می‌تواند برای خریدار فاکتور آنلاین صادر کند.
پس از پرداخت پول برای معامله کالا یا خرید خدمات، سندی به نام فاکتور آنلاین یا رسید پرداخت به‌صورت آنلاین از طرف فروشنده برای خریدار صادر می‌شود. در واقع این سند یا فاکتور آنلاین برای اثبات پرداخت وجه از سوی مشتری است. در این نوع فاکتور می‌توانید واریز یا پرداخت‌ها را به‌صورت جزئی بابت هر کالاها یا خدمات صادر مشاهده کنید.
دلایل اهمیت صدور فاکتور آنلاین
صادر کردن فاکتور آنلاین هم برای فروشنده و هم خریدار بسیار مهم است. این فاکتور برای فروشنده (صاحب کسب‌وکار) به این دلیل اهمیت دارد که می‌تواند از این طریق تمام رسیدهای پرداختی خود را برای زمانی که لازم است حسابرسی انجام دهد، ثبت کند. فاکتور آنلاین به‌عنوان سابقه خریدهای تجاری هستند و برای انجام کارهای مالیاتی در طول یک سال جهت اظهارنامه مالیاتی نیز به کار می‌آیند.
صدور فاکتور آنلاین برای مشتریان نیز ارزش دارد. به‌طور مثال اگر کالای خریداری کردید و به هر دلیل قصد تعویض یا مرجوع کردن آن را دارید، وجود فاکتور به شما کمک می‌کند این مراحل را راحت‌تر و سریع‌تر طی کنید.
اگر کالایی که خریداری می‌کنید دچار مشکلی شود برای استفاده از گارانتی تعویض یا تعمیر نشان دادن فاکتور آنلاین کار شما را راحت‌تر خواهد کرد. افرادی که اهل حساب و کتاب دخل‌وخرج خود هستند، استفاده از فاکتور آنلاین برای آنها بسیار مفید است. با استفاده از این فاکتور می‌توانند مانند خریدهای حضوری نظارت دقیقی روی خریدهای آنلاین و محاسبات آنها داشته باشند.
بیش تر بدانید: لینک پرداخت چیست ؟
انواع روش صدور فاکتور آنلاین
روش‌های صدور فاکتور با پیشرفت فناوری در دنیای امروز ما تغییراتی زیادی کرده‌اند و می‌توان آنها را به دو روش زیر تقسیم‌بندی کرد.
- فاکتور کاغذی
- فاکتور دیجیتالی
فاکتور کاغذی
اصلی‌ترین روش صدور فاکتور به‌صورت کاغذی بوده که از زمان‌های بسیار قدیم بین عموم مردم رواج داشته است. این روش ساده به‌صورت دست‌نویس انجام می‌شد و مردم برای این کار از سررسید یا تقویم‌های روزانه استفاده می‌کردند. این روزها هم با مراجعه حضوری به فروشگاه‌ها شاهد صدور فاکتور کاغذی هستید که صندوق فروشگاه آن را صادر می‌کند.
فاکتور دیجیتالی
بعد از پیشرفت فناوری با هر خرید یا معامله اینترنتی، رسید تراکنش یا فاکتوری ارائه می‌شود. با صادر شدن این فاکتور پیامکی نیز به خریدار ارسال می‌شود که شامل مواردی مانند کد پیگیری یا دستوراتی برای استفاده از خدمات پس از فروش است. به‌تازگی قابلیت ارسال فاکتور آنلاین به ایمیل مشتریان علاوه‌بر ارسال پیامک، بسیار مورد استقبال قرار گرفته است و فروشندگان و صاحبان کسب‌وکارها از آن استفاده می‌کنند.
ارسال فاکتور آنلاین از طریق ایمیل کمک می‌کند تا فاکتورها در مکانی امن ذخیره شوند و خریدار این امکان را دارد، در صورت نیاز فاکتورها را چاپ کند. فاکتورهای دیجیتالی عمر طولانی‌تری دارند و ماندگارند. این نوع فاکتورها را می‌توانید در صورت لزوم به فاکتور کاغذی تبدیل کنید.
نحوه ایجاد یک فاکتور آنلاین
برای ارائه فاکتور آنلاین می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند گوگل شیت، گوگل داکس، مایکروسافت وُرد، صفحات اپل و... که مخصوص ایجاد صورتحساب هستند، استفاده کنید. این نرم‌افزارها فرایند ارائه فاکتور را آسان‌تر می‌کنند و به‌راحتی می‌توانید آنها را ذخیره کرده و مرتب‌سازی کنید.
درج چه جزئیاتی در فاکتور آنلاین لازم است؟
هر فروشنده‌ای جزئیات متفاوتی را در فاکتور خود لحاظ می‌کند. این جزئیات بسته به نوع شرکت و خدمات و محصولاتی که ارائه می‌دهد یا قرار است این فاکتور از چه طریق (پیامک، ایمیل) به دست مشتری برسد، متفاوت است. جزئیاتی که باید در فاکتورهای آنلاین ثابت باشند، عبارت‌اند از:
- قرار دادن لوگو و نام کسب‌وکار
- عنوان دقیق (فاکتور یا رسید پرداخت)
- قرار دادن شماره فاکتور
- درج روش پرداخت (نقدی، کارتی، آنلاین)
- مبلغ خرید
- وضعیت تأیید تراکنش (تأیید یا رد آن)
- مالیاتی که اعمال شده
- جزئیات خرید
- تاریخ خرید
- مبلغ باقی‌مانده
آیا ارائه فاکتور آنلاین الزامی است؟
زمانی که شما خرید اینترنتی انجام می‌دهید، درصورتی‌که فروشنده فاکتور آنلاینی برای شما صادر نکند، جرمی مرتکب نشده است. صدور فاکتور آنلاین در کشورهای مختلف قوانین متفاوتی دارد و هستند کشورهایی که بعد از انجام خرید آنلاین، فاکتور مستقیماً صادر می‌شود. اما در کل قانون واحدی برای این موضوع در قوانین تجارت الکترونیک وجود ندارد.
تفاوت فاکتور آنلاین و رسید پرداخت آنلاین
به‌طور معمول فاکتورها بعد از انجام شدن خرید صادر می‌شوند، اما گاهی ممکن است در صورت نیاز فاکتوری قبل از خرید با عنوان پیش‌فاکتور نیز صادر شود. در صورتی که رسید پرداخت، سندی است که بعد از تأیید و تکمیل تراکنش صادر شده و به مشتری داده می‌شود.
این دو سند همیشه همراه یکدیگر صادر نمی‌شوند و ممکن است بعد از خرید بدون فاکتور، رسید تراکنش و پرداخت به مشتری داده شود. همانطور که اشاره شد در فاکتور آنلاین جزئیات دقیق‌تری وجود دارد و شما می‌توانید برای تعویض یا بازگشت کالاها از آن استفاده کنید.
و در پایان
به تمامی کسب‌وکارها توصیه می‌شود، همیشه فاکتور (آنلاین/ کاغذی) و رسید پرداخت صادر کنید. این کار به اعتبار کسب‌وکار شما کمک زیادی می‌کند و سبب جلب رضایت مشتریانتان خواهد شد. استفاده از درگاه پرداخت اینترنتی یکی از هوشمندانه‌ترین کارهایی است که می‌توانید برای رونق کسب و کارتان انجام دهید. سیزپی با داشتن مجوز از بانک مرکزی و سامانه شاپرک، یکی از پرداخت‌یارهای خوب این روزهای بازار تجارت الکترونیک است. برای دریافت مشاوره با کارشناسان ما در ارتباط باشید و از پشتیبانی 24 ساعته سیزپی بهره‌مند شوید.
آموزش مدیریت تراکنش بازگشتی در درگاه پرداخت
مراحل و مزایای گرفتن درگاه پرداخت اختصاصی
اشتباهات رایج صاحبان کسب‌وکار کوچک
وضعیت امنیت اطلاعات بانکی در درگاههای پرداخت
از مالیات حساب تجاری چه میدانید؟
10دلیل شکست فروشگاه های اینترنتی
آخرین فهرست کد خطاهای جامع شاپرک
انواع سامانه های تسویه و پرداخت
شرکت پیشگامان فناوری اطلاعات کهکشان دانش بنیان شد
اجرای طرح بدون کاغذ در پیشگامان فناوری اطلاعات
درگاه پرداخت سیزپی چیست ؟
درگاه پرداخت در نرم افزارهای صندوق قرض الحسنه
